集团逐步推广办公自动化系统

　　根据集团统一部署，在集团信息化领导小组领导下，经过近两个月的数据准备、系统部署、流程梳理、人员培训等工作，日前，集团办公自动化系统已经开始在股份公司总部运行，下一步即将在集团上下逐步推广。
　　集团办公自动化系统（以下简称“OA系统”）是山东出版云平台中管理平台的重要组成部分，它的实施不仅填补了集团管理信息化的空白,同时也是集团规范管理,提速增效重要的信息支撑平台。随着应用项目的不断拓展，OA系统将发挥越来越重要的作用。
　　1.加强内部协同，提高工作效率
　　股份公司点多面广，办公区域分散，层层面签不仅耽误人力成本，如果领导出差或者外出，无法签字，会严重影响到工作的开展。使用OA以后，发起人在OA上发起一个报备流程，系统会根据事先设置好的关键点自动转接到下一审批人，并实时弹出消息提醒，下一审批人可在第一时间掌握需要处理的审批，审批结束后立刻把最终结果通知发起人，极大提高了工作效率。并且OA系统实现了电脑、手机、平板等智能终端同步，可以实现办公人员在任何时间(anytime)、任何地点(anywhere)、处理预先设置好的任何流程（anything），简称3A办公，也就是移动办公。2月13日股份总部启动该流程后，当天就有多位单位法人及部室负责同志通过系统向股份分管领导及总经理发起内部协同，甚至有些负责人晚上10点发出的报备请示，总经理在2分钟后就及时批复，极大了提高办公效率。
　　2.规范业务流程，强化内控管理
　　2016年是集团的“规范管理年”，“规范管理年”活动是以提升管理水平为核心，以提高企业运营效率和效益为关键，通过系统设计、理顺体制、健全制度、规范流程、明晰权责，将企业运行的每个流程、每个环节、每个岗位都置于受控之中。通过“规范管理年”活动，集团对每种业务都有严格的规章制度，并且按照要求设计了流程图，但是在实际执行中，会存在事后审批甚至不审批的情况，其根本原因在于无法对审批过程的全流程进行有效监控。而OA系统里的流程管理模块，能够将梳理的各类规章制度及相应的流程图固化到信息系统中，每一个审批环节都事先设置好，系统会根据当前处理人的意见自动流转到下一环节，排除人为干扰，并且所有审批都是在OA线上完成，便于事后监督检查。
　　3.简化公文传递，降低办公成本
　　集团传统的公文办理一般采用电话、QQ通知，纸质件的跑传递形式，这种方式不仅造成资源浪费，不利于环保，也无法及时有效的对公文办理情况进行督察、催办，极大地影响了公文的办理效率。OA系统可以很方便地解决这个问题，公文在系统中按照预先设置好的组织架构、人员权限，通过网上分发电子文档，接收者是否查阅，什么时间办结，在系统中一目了然，节省了大量纸墨，改变了过去纸质文件 “满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面，让公文处理“件件有着落、事事有回音”，节省了人力、物力和财力，极大降低了办公成本。
　　与此同时，还应该看到，集团OA系统建设,是一项基础性、长期性的系统工程，它的推广应用涉及组织、规划、协调、资金、技术等方方面面的工作，需要全体人员通力协作，需要和集团管理逐步适配，在实施及使用过程中不可能一帆风顺,也不能一蹴而就,我们要有足够的思想准备，在系统建设中不断发现问题,正视问题,解决问题,坚持以需求为导向, 以应用促发展，让系统更好地为集团规范、高效的管理提供有力支撑。（集团信息化领导小组办公室）